Cikksorozatunk első részében arról beszélgettünk a BCA Hungary Kft. HR vezetőjével, Sors Erikával és a SEMILAB Zrt. HR munkatársával, Fehér Annával, hogy mennyire hatékonyan sikerült a home office-t integrálniuk a mindennapokba, és milyen tapasztalatokat gyűjtöttek, amelyek hatással lehetnek arra, hogy a jövőben hogyan kezelik ezeket a területeket. (Emlékeztetőül: a BCA üzleti, informatikai tanácsadással, fejlesztéssel foglalkozó magyar cég, a SEMILAB pedig csaknem 700 fős vállalatként mérőberendezéseket gyárt és fejleszt.)
Erika és Anna a fentiek mellett abba is beavatott bennünket, hogy hogyan tudták a kiválasztás, onboarding folyamatokat is megváltozott helyzethez igazítani úgy, hogy mindenki elégedett lehessen: az informatikus pályázók éppúgy, mint az érintett vezetők.
IThon.info: Hogyan reagáltatok toborzás-kiválasztás szempontjából a vírushelyzetre?
Sors Erika, BCA: Nem álltunk le teljes mértékben az interjúkkal, de főleg az elején jobban behúztuk a féket. A kiválasztási folyamatunk során a jelölteknek ki kell tölteniük egy online tesztet, utána egy 5-10 perces telefonos interjú vár rájuk. Ezeket a lépéseket minden további nélkül ugyanúgy meg tudtuk tenni, mint korábban. A következő lépcső a személyes találkozó lett volna. Ezeket első körben felfüggesztettük, de amikor az ügyfelektől érkeztek újabb igények, úgy döntöttünk, hogy folytatjuk az interjúztatást – legalábbis a legjobbnak tűnő jelöltekkel, Teams-en keresztül.
Fehér Anna, SEMILAB: Ipari termelő vállalatként meghatároztuk azokat a kritikus munkaköröket, ahol nem állhatott le a toborzás. Többek között a fejlesztő kollégák is ide tartoznak, de például a raktározás területén is folytatódott az új munkatársak keresése. Először egy 15-30 perces telefonos interjúra kerül sor, amely során most talán még kiemeltebb hangsúlyt kapott, hogy minden információt átadjunk a munkavégzéssel kapcsolatban is. A következő kör normál esetben egy személyes találkozó, aminek a megoldására a virtuális térben mi is a Teams-et választottuk. Azonban nem mondtunk le a személyes találkozókról sem. A járványhelyzet enyhülésével a személyes interjúkra kidolgoztunk egy interjúztatási protokollt a jelöltek és az interjúztatók egészségének védelmében. Természetesen minden jelöltet előzetesen tájékoztattunk az eljárásról. Fontosnak tartjuk, hogy személyesen is találkozzunk a jelölttel, hiszen ahogy nekünk is, neki is legyen egy személyes benyomása a munkakörnyezetről, a közvetlen vezetőjéről, lássa a terméket. A többi pozícióban a személyes interjúkat egy időre elhalasztottuk, majd májustól az interjúztatási protokoll szerint folytattuk.
IThon.info: Milyen intézkedéseket kellett megtennetek annak érdekében, hogy megfeleljetek a jogszabályi előírásoknak, egyúttal a jelöltek is biztonságban érezzék magukat?
Fehér Anna, SEMILAB: Számos olyan szempont felmerült, amelyek máskor bizonyára meg sem fordulnának a fejükben: többek között, hogy a portához legközelebbi tárgyalóban kerüljön sor a beszélgetésekre, hogy két interjú között elteljen egy óra, hogy legyen idő a fertőtlenítésre. Ennek a megkönnyítésére egyéb, normál esetben mindenképpen furcsának ható intézkedéseket is meghoztunk: a székeken, asztalokon kívül mindent kipakoltunk a kérdéses tárgyalóból, sőt, még a szövetszékeket is lecseréltük műanyag bútorokra, mivel azokat könnyebb sterilizálni. Kiemelten figyeltünk rá, hogy az interjúk semmiképp ne legyenek 45-60 percnél hosszabbak. A jelöltekkel két szakmai vezető beszélgetett, a HR-es kolléga pedig csak az üzleti képviselők kifejezett kérésére vett részt rajtuk. A beszélgetés nyitott ablaknál zajlott, és az interjú előtt minden jelöltnek maszkot adtunk és kézfertőtlenítőt. Mindezen folyamatokra egy külön nyilatkozatot is készítettünk, amit természetesen még a személyes találkozó előtt megkaptak a jelöltek. A személyes egyeztetések egyik legfontosabb célja leginkább az volt, hogy a jelöltek lássák a munkakörnyezetet, a hardverközeli fejlesztés miatt pedig a gyártás területére is bevitték őket a vezetők. Így megszerezhették azokat a benyomásokat, amelyeket online bármennyire is próbálnánk, de nem tudnánk átadni.
IThon.info: Mik voltak a jelöltek reakciói, milyen visszajelzésekkel találkoztatok leggyakrabban?
Sors Erika, BCA: Nem találkoztam semmilyen negatív visszajelzéssel, bár volt, aki említette, hogy számára furcsa az online interjú. Összességében azt tapasztaltam, hogy mivel a jelöltek a saját otthonukban, ismerős közegben vannak, kevésbé feszültek. Komfortosabban érzik magukat, mintha egy teljesen idegen és ismeretlen irodában kellene ülniük, és akár oda tudnak maguk mellé készíteni egy előre megírt bemutatkozást vagy más segédletet is. Szerencsére az online interjún is pontosan látszik a mimika, a testtartás, ezeket nem lehet eltitkolni. Ráadásul nálunk több gondolkodós feladatot is meg kell oldani a beszélgetés során, amikre nem lehet előre felkészülni. Ahogy egyre jobban belemelegszenek a jelöltek a munkába, egyre kevésbé kontrollálják a rezdüléseiket, egyre jobban megmutatkozik a természetes énjük.
Fehér Anna, SEMILAB: Abszolút pozitív a tapasztalatunk, a jelöltek kifejezetten jól fogadják azóta is az online interjúkat. Mind a pályázók, mind pedig a vezetők maximálisan együttműködőek voltak az elejétől kezdve, érződött, hogy egy csónakban evezünk. A személyes interjúkra vonatkozó járványhelyzeti protokoll pedig nemhogy elriasztotta a leendő munkavállalókat, hanem kifejezetten értékelték, hogy rájuk is figyel a vállalat.
IThon.info: Hogyan sikerült az új belépő kollégák orientációját megoldani?
Sors Erika, BCA: Ez egy valóban érdekes helyzet, van olyan kollégánk, akit még egyikőnk sem látott élőben. ☺ Eddig két olyan új belépőnk volt, aki a járványhelyzet kellős közepén kezdett nálunk: az első munkanapon egy IT support-os munkatárs és egy HR adminisztrátor bement az irodába az eszközök átadása és a belépés munkaügyi aspektusainak intézése miatt. Utána a velem való orientációs beszélgetés már Teams-en zajlott. Minden új belépő munkatársunk kap maga mellé egy mentort, ez ezekben az esetekben is megtörtént. A rendszeres státuszmeetingekbe az első naptól fogva bekapcsolódtak az új kollégák, és amennyire lehet, minden zökkenőmentesen zajlott.
Fehér Anna, SEMILAB: Igyekeztünk egy rendszert kialakítani a belépésekre, ami úgy tűnik, jól bevált. Az eszközök kiadása és a „papírmunka” nálunk is személyesen történt, majd az új belépő oktatásra online került sor a társosztályok bevonásával. Nagyban megkönnyítette az azonnal home office-ban kezdő új munkatársak betanítását egy mentor kolléga kijelölése, aki az első naptól kezdve segítette őket. Pár olyan új munkatárs volt, akik a legkritikusabb időszakban léptek be, május végétől két-háromhetente hétfőn köszöntjük az új kollégákat – immár az iroda keretein belül személyesen.
IThon.info: Hogy fogják megváltoztatni az elmúlt pár hónap tapasztalatai a kiválasztási rendszert, ha meg fogják egyáltalán?
Sors Erika, BCA: A teszt és a telefonos egyeztetés utáni két személyes interjúkörből az elsőnél valószínűleg minden jelölt eldöntheti majd, hogy milyen formában szeretne részt venni rajta: online vagy élőben. A második, ügyvezetőkkel történő találkozó viszont személyes lesz, amikor csak ezt meg lehet oldani.
Fehér Anna, SEMILAB: A járványhelyzet alatt azt képviseltük, hogy minél kevesebb körből álljon a kiválasztás, jelenleg ez egy online és egy személyes találkozót takar. A pozitív tapasztalatok alapján ezt a rendszert hosszabb távon is szeretnénk megtartani, többek között azért, mert valójában mindkét fél számára kényelmes ez a megoldás. A szakmai teszteknél jobban hiszünk a kognitív képességeket mérő tesztekben, amelyek online is jól működnek.
IThon.info: Erika, úgy tudjuk, hogy a csapatépítések, rendezvények Nálatok kiemelten fontos szerepet töltenek be a cég életében, már csak azért is, mert a kollégák elszórtan dolgoznak a különböző ügyfeleknél, így fontos az egy céghez való tartozás érzésének kialakítása. Hogyan tudtátok mindezeket a járványhelyzet alatt megszervezni?
Sors Erika, BCA: Kiderült, hogy online jóval több mindent lehet megoldani, mint gondoltuk. Kéthetente tartunk virtuális reggeliket, ápolva ezzel egy régi hagyományunkat. Ezen kívül minden csütörtökön van valamilyen közös program: tartottunk belső tudásmegosztókat (legutóbb például szoftverrobotot fejlesztettünk), volt előadás a home-office pszichológiájáról, játszottunk online játékokat, de volt például SMR hengeres tréning is. Egy kérdőívvel mértük fel, hogy milyen programokat szeretnének leginkább a kollégák, és ennek megfelelően szerveztük az eseményeket.
Ami már nehezebb feladat volt, az a félévente megrendezésre kerülő kétnapos csapatépítés megoldása. Semmiképp nem szerettük volna, hogy elmaradjon, mivel fontosnak tartottuk, hogy a kollégákat kicsit kiszakítsuk a mindennapokból. Megtapasztaltuk, hogy borkóstolást is lehet online szervezni, mégpedig úgy, hogy a borokat a kollégákhoz házhoz szállíttattuk. Voltak ezen kívül online kvízek, virtuális póker szobák és egyszer csak önszerveződő módon elindult egy scribbl.io party. Az összes előzetes kétely ellenére nagyon pozitív volt a rendezvény visszhangja. Az őszi csapatépítésen pedig reméljük, már személyesen tudunk részt venni. A helyszín mindenesetre már le van foglalva. ☺
Úgy tűnik, hogy a toborzás-kiválasztási folyamat esetében az elkezdődött – kezdetben kényszerű- megoldások hosszú távon is működőképesek lehetnek, és megváltoztathatják a jelöltekkel való kapcsolattartás formáját. A két vállalat egyértelműen pozitív tapasztalatai abba az irányba mutatnak, hogy ezen a területen magasabb lehet a vállalatok hajlandósága korábbi gyakorlatuk átgondolására. A teljes online kiválasztás ettől függetlenül valószínűleg még nem fog beköszönteni, legalábbis nem széles körben elterjedten.
A járvány kikényszerítette azokat a megoldásokat, amelyek hazánkban ilyen-olyan okból kevésbé voltak népszerűek- legalábbis a munkáltatók körében. Nem lehet egyértelműen kijelenteni azonban azt, hogy megvalósul mindaz, amit sokan vizionáltak, miszerint alapjaiban fog megváltozni az, ahogy dolgozunk. Elindulhat viszont egy szemléletmód-változás, ami nagyobb nyitottságot és rugalmasságot eredményezhet az otthoni munkavégzés vagy a kiválasztás terén. Nagyok lehetnek az eltérések abban, hogy melyik cég hogyan építi be hosszú távon működésébe a tapasztalatokat. És persze abban is, hogy egyáltalán ki milyen tapasztalatokat szerzett.
Reménykedhetünk viszont abban, hogy több fal ledől, és egyre többen mondják: ameddig nem próbáltuk ki, ne mondjuk, hogy nem működik.
Te mit vársz, változni fog a munkáltatód home office-hoz, vagy akár az új kollégák kiválasztásához kapcsolódó hozzáállása? Írd meg nekünk kommentben!
