Sokan bíznak abban, hogy az otthoni munkavégzés, vagy a kiválasztási folyamat jelentős részének online módon való lebonyolítása beépül a mindennapi gyakorlatba. Két részes sorozatunkban annak járunk utána, hogy hogyan kezeli ezeket a területeket két olyan informatikai vállalat, akiknél a vírust megelőzően kevésbé volt jellemző a home office, illetve a legkritikusabb időszakban sem állhattak le az interjúk.
A BCA Hungary Kft. HR vezetőjével, Sors Erikával és a SEMILAB Zrt. HR munkatársával való beszélgetésünk egyik legfontosabb üzenetét már az elején eláruljuk: ameddig nem próbáltuk ki, ne mondjuk, hogy nem működik. Egyaránt igaz ez munkáltatókra, munkavállalókra: a nyitottság és a rugalmasság az elmúlt hónapokban a siker legfontosabb kritériuma volt. De kezdjük az elején.
IThon.info: Pár mondatban összefoglalva mit kell tudnunk a BCA-ról, illetve a SEMILAB-ról?
Sors Erika, BCA: Üzleti, IT tanácsadó és fejlesztő csapatként megértjük ügyfeleink igényeit, kihívásait, céljait, és bármilyen problémával találkozunk, mindig a megoldásra és a célok elérésére fókuszálunk. Számos iparágban dolgozunk, jelenleg talán legérdekesebb projektjeink nagyvállalatok digitális transzformációjához, illetve különböző üzleti folyamatok automatizálásához (RPA) kötődnek. Hiszünk abban, hogy az üzleti és IT nézőpont ma már nem válhat el egymástól, ezért egységes megoldásokat kínálnak mind szervezeti, mind folyamati és IT nézőpontból.
Fehér Anna, SEMILAB: Magyarország egyik legdinamikusabban fejlődő high-tech cége vagyunk. Mérőberendezéseket gyártunk és fejlesztünk, amelyek felhasználói a vezető mikrochip, memória, kijelző- és napelemgyártók. Nemzetközi vállalatként is 100 százalékban magyar magántulajdonban vagyunk. Fejlesztéseink hardverközeliek, Budapesten, Szegeden és Veszprémben is dolgoznak fejlesztő csapataink.
IThon.info: Több vállalatot hidegzuhanyként ért, amikor meg kellett oldaniuk, hogy kollégáik távolról dolgozhassanak. Nálatok korábban volt kultúrája az otthoni munkavégzésnek?
Sors Erika, BCA: Esetünkben projektenként változott, hogy volt-e home office lehetőség, és ha igen, akkor heti hány nap. Kollégáink 90%-a megbízóink telephelyén végezte mindennapi munkáját, így egységes szabályozásról erre vonatkozóan nem beszélhetünk.
Fehér Anna, SEMILAB: Épp a vírushelyzet előtt pár hónappal vezettük be azt, hogy mérnöki területen havi két napot otthonról dolgozhatnak az érintett kollégák, így épphogy elkezdtünk ezzel kapcsolatosan tapasztalatokat gyűjteni. Az élet aztán nem hagyott időt mindezek mérlegelésére, hiszen nagyon rövid idő alatt kellett a közel 700 fős cégnél működő megoldást találni a megváltozott körülményeket figyelembe véve.
IThon.info: Avassatok be kérlek az átállás kulisszatitkaiba, nehézségeibe, hiszen egyikőtök esetében sem a távoli munkavégzés volt működésetek alapja!
Sors Erika, BCA: Attól függetlenül, hogy egy időben számos ügyféllel dolgozunk együtt, meglepően zökkenőmentesen működött minden. Partnereink kivétel nélkül gyorsan reagáltak, és elrendelték az otthoni munkavégzést. Szerencsések vagyunk, hiszen a mi munkánkhoz csak egy céges laptop és internet kell, nem vagyunk helyhez kötve. Néhány kollégánk vitt haza az irodából kényelmesen nagy monitort, illetve szükség esetén megemeltük a kollégáknak járó mobilinternet keretet, de más igények nem merültek fel.
Kezdetben természetesen furcsa volt otthonról, a csapattól távol dolgozni. Például áprilisban megugrott a túlórák száma, nehezebb volt a munka és a magánélet határait otthon megszabni, májusra azonban sikerült ezen is túllendülni. A legkritikusabb időszakban is sikerült nem egy IT rendszer élesítését véghez vinni, ami egyértelműen jelzi, hogy a munkavégzés hatékony tudott maradni.
Fehér Anna, SEMILAB: Két hét alatt közel 400 kollégát sikerült home office-ba helyeznünk több telephelyen, az IT osztályunk és a HR is kiemelkedő munkát végzett, gyorsan és hatékonyan megteremtve a home office munkavégzéshez szükséges feltételeket. Először a veszélyeztetett csoportokba tartozó – várandós kismamák, 60 év feletti munkavállalók, krónikus betegségben szenvedő – kollégák számára biztosítottuk az otthoni munkavégzés lehetőségét, majd a többi kollégára is kiterjesztettük. Természetesen működési jellegünkből és a vállalat méretéből adódóan voltak olyan kollégák, akik munkájára továbbra is bent volt szükség (itt van jelentősége például a hardverközeli fejlesztésnek is, hiszen a fejlesztéseink a mérőeszközökkel együtt zajlanak).
A tömegközlekedéssel járó kockázatok csökkentése érdekében a budapesti kollégák számára is biztosítottuk a 15 Ft/km üzemanyag-költségtérítést és ingyenes parkolóhelyet. Sőt, talán egyedi módon a kerékpárral való munkába járást is támogatjuk mind a mai napig annak a kollégának, aki havi szinten legalább 10 napot biciklivel érkezik a munkába. Aki pedig kedvet kapott a biciklizéshez, de még nem volt kerékpárja, egyszeri, br.75 000 Ft-os biciklivásárlási támogatást kapott a legkritikusabb időszakban.
IThon.info: Összességében mik a tapasztalatok a home office-szal kapcsolatosan? Hol jelentett különös kihívást az online működés?
Sors Erika, BCA: Bevezettünk egy nagyon rövid, 1-2 perc alatt kitölthető pulse kérdőívet, amelyet hetente kiküldünk a kollégáknak. Egy 6-os skálán lehet értékelni többek között a munkakörülményeket, hogy ki hogyan tud haladni, és ki hogyan érzi magát. Kezdetben az átlag 4 körül mozgott, most már 4,5-5 körül jár, ami mutatja, hogy az idő előrehaladtával egyre komfortosabban érezték, érzik kollégáink magukat ebben a helyzetben. Információt kapunk a kollégáktól a naponta / hetente projektenként külön-külön megtartott online csapatmegbeszéléseken is, ahova lehetőség szerint a HR is becsatlakozik. Ezekből nagyon jól le lehetett szűrni, hogy mely csapatnál vannak esetleg időszakos nehézségek.
Ami különösen nagy kihívás volt, hogy a féléves teljesítményértékelések éppen áprilisra estek. Ez azért is kiemelten fontos, mert ezeken a beszélgetéseken nem csak a teljesítményről és a következő időszak céljairól esik szó, de ekkor dől el, hogy valaki előre lép-e a grade rendszerünkben – és az előrelépés fizetésemeléssel is jár. Leginkább azokban az esetekben volt ez kimondottan nehéz, amikor túlsúlyban voltak a fejlesztendő területekre fókuszáló visszajelzések (szerencsére kevés ilyen volt). Ha élőben került volna sor ezekre a beszélgetésekre, akkor is nagyon alaposan felkészülünk a projektvezetőkkel, így viszont még inkább fel kellett építeni ezeket a dialógusokat. Azt kell mondjam, hogy az érintett kollégák a vártnál könnyebben fogadták a monitoron keresztül érkező kritikákat, gyorsan elkezdték azokat feldolgozni, és tovább tudtak lépni a megoldáskeresés irányába.
Fehér Anna, SEMILAB: A HR folyamatosan egyeztet a területek vezetőivel, és a munkavállalóktól visszaérkező jelzések is egyértelműen pozitívak. Folyamatos a kommunikáció a kollégák felé, a HR ügyintézést digitalizáltuk és kérdőíveken keresztül érdeklődünk a home office munkavégzés tapasztalatairól. Pilot tréninget is szerveztünk, hogy a vezetőket támogassuk abban, hogyan tudják a megváltozott körülmények között virtuális környezetben vezetni munkatársakat. Ha negatívumot kellene kiemelnem, akkor többen megjegyezték, hogy főleg az első időszakban meeting meetinget követett, a napi munkaszervezés átalakult, de ettől függetlenül hatékonyan tudtak dolgozni. A munkatársak jelzései szerint a legnagyobb az volt, hogy hiányoznak a kollégák, a közösség, maga a munkakörnyezet. Pár kolléga azt említette meg miután visszatért az irodába, hogy bent feltűnően nagyok a monitorok ☺ – legalábbis ahhoz képest, hogy a laptopot mennyire megszokta a néhány hónap alatt.
Ami szintén a helyzet megfelelő kezeléséhez kapcsolódik, hogy nem csak az irodában biztosítottuk a megfelelő fertőtlenítő eszközöket, de a home office-ban lévő összes kollégánk számára – Budapesten és vidéken egyaránt – eljutattuk a szájmaszkból és kézfertőtlenítőből álló csomagunkat.
IThon.info: A beszélgetéskor június végén jártunk: visszatértetek már az irodába, vagy továbbra is otthonról dolgoztok?
Sors Erika, BCA: Projektenként változó, elég vegyes a kép: van olyan ügyfél, ahol csoportokra osztották a kollégákat, van, akinek be kell járnia, és van, akinek nem. Természetesen aki bármilyen okból veszélyeztetett, attól egyik ügyfelünk sem várja el, hogy személyesen megjelenjen. Az irodánk mindenesetre készen áll arra, hogy ha valaki nem szeretne otthonról, magányosan dolgozni, de az ügyfél irodájába nem mehet be, akkor ott dolgozhasson. Várhatóan a nyár átmeneti állapotban telik majd.
Fehér Anna, SEMILAB: Júniustól fokozatosan megkezdtük a visszatérést, egyre több kolléga jár be az irodába. Továbbra is kiemelt figyelmet fordítunk a kollégák egészségének védelmére. Vannak olyan munkakörök is, ahol még teljes home office-ból dolgoznak a kollégák. Ennek két oka van, az egyik, hogy esetükben az átlagosnál is jobban működik a távoli munka, a másik, hogy az iroda fejlesztése miatt így lehetőség van egy nagyobb, modernebb munkaterület kialakítására is.
IThon.info: A pozitív tapasztalatok alapján elképzelhető, hogy változik az, ahogy az otthoni munkavégzést a jövőben kezelni fogjátok?
Sors Erika, BCA: A tanácsadói piacon nagyon sok minden függ a projekteket megrendelő ügyfelektől, az ő tapasztalataiktól, ezzel együtt elvárásaiktól. Mi nem leszünk semmi jónak az elrontói. ☺ Az viszont biztos, hogy az olyan érzékeny témák esetében, mint a teljesítményértékelés, a személyes beszélgetést fogjuk preferálni.
Fehér Anna, SEMILAB: A vezetők és a munkavállalók igényeinek megfelelő home office szabályozás kialakításán dolgozik a HR, annak érdekében, hogy az egész vállalatra kiterjesszük a home office működést. Az irány nyilvánvaló, a cél a hatékony munkavégzés és munkavállalói elkötelezettség növelése.
A fentiekben két példát is olvashattatok arra vonatkozóan, hogy hogyan lehetett teljesen eltérő IT szektorokban hatékonyan kezelni az új, ismeretlen és kiszámíthatatlan helyzetet. Mindkét vállalatnál fel tudtak mutatni olyan eszközöket, amelyek a kollégák elkötelezettségét, motivációját, biztonságérzetét növelték (ld. kérdőív, kerékpártámogatás), és még nem értünk a végére. ☺
Kiderült, hogyha kell, akkor lényegében minden működik. A home office is. Akkor is, ha korábban nem volt bevett gyakorlat. Egy közel 700 fős cégnél is, és egy, az ügyfelek irodájában munkát végző tanácsadó cégnél is. Csak meg kellett próbálni. (Ugye emlékszel még, mit fogalmaztunk meg a cikk elején tanulságként?) A jövő persze kérdéses, de tagadhatatlan, hogy elindult egy folyamat, amely a korábbiaknál rugalmasabb megoldások fele vihet.
Ne hagyd ki cikksorozatunk második részét sem, ahol a „Toborzás-kiválasztás járvány idején” lesz a fókuszban! De az is kiderül majd, hogy miért jobbak a tárgyalókban a műanyag székek, vagy, hogy milyen egy online borkóstoló. ☺
Addig is nézd meg a BCA Hungary Kft. és a SEMILAB Zrt. profilját, hogy közelebbről megismerhesd őket!
Ha pedig a Te munkahelyeden is indultak kiemelkedően sikeres kezdeményezések az elmúlt pár hónapban, írd meg nekünk kommentben!
