A témában a BCA Hungary Kft. két vezetőjével, Csapai Gáborral és Takács Istvánnal beszélgettünk, hogy rávilágítsunk az RPA (Robotic Process Automation) fontosságára, a benne rejlő lehetőségekre és alkalmazási területeire.
Mi is pontosan az RPA, és mik az előnyei?
A robotizált folyamatautomatizáció egy olyan high tech megoldás, mellyel a háttérben futó, adminisztratív, monoton front- és back-office folyamatokat lehet kiváltani, amiket eddig a cég kollégái manuálisan végeztek el. Az automatizáció célja a hatékonyságnövelés, a költségcsökkentés, a termelékenység és az ügyfélélmény javulása, valamint a dolgozók elégedettségének növelése. A robotok elvégeznek olyan repetitív folyamatokat, melyeket a munkatársaknak kellene véghez vinniük, így ők nyugodtan fókuszálhatnak a nagyobb kihívásokra, a kreatívabb feladatokra; vagy éppen az előttük ülő ügyfélre anélkül, hogy a monitorra pillantanának. A robotizációnak nem az a célja, hogy helyettesítse az adott cégnél dolgozó embereket, inkább az erőforrások felszabadítására alkalmas, amit más, nagyobb volumenű projektekbe lehet aztán fektetni.
Milyen cégeknek ajánlott az RPA scriptek készítése?
Ez a technológia azoknak a vállalatoknak ajánlott, ahol vannak olyan szabályalapú, repetitív folyamatok, amikben kevés kivétel-típust kell kezelni. Fontos, hogy a rendszer stabil és robosztus legyen, ne dobjon fel hibákat és egységesített/nem változó formátumú inputokkal dolgozzon.
Emellett leginkább multinacionális cégeknek ajánlott, vagy olyan vállalatoknak, akik országos hálózattal rendelkeznek, és legalább 100-as nagyságrendű támogatói szervezettel dolgoznak. Kisebb cégeknek akkor lehet megfelelő a folyamatautomatizáció, ha fix folyamatokkal rendelkeznek.
A legfontosabb előfeltétele az RPA scriptek készítésének és a folyamatautomatizációnak az, hogy a cégnek maradéktalanul ismernie kell a saját folyamatait. A legnagyobb kihívást talán a megfelelő, automatizálható folyamatok kiválasztása jelenti, hiszen azoknak nem szabad kiskapukkal vagy ismeretlen elágazásokkal rendelkezniük. Míg az emberek számára nagyjából magától értetődő, hogy egy választási lehetőségnél melyik a helyes út, addig egy robot számára ez egy cseppet sem egyértelmű.
Az automatizálható folyamatok közül pedig a korábban említett célok (hatékonyság, ügyfélélmény, költségcsökkentés, stb.) mentén elérhető javulás alapján érdemes kiválasztani azon folyamatok körét, amelyeket első lépésben automatizálunk.
Mi az RPA orchestrator, és mikor kell használni?
Amikor egy cég sok folyamathoz alkalmaz robotokat, gyorsan elérkezhet az idő, hogy ezeknek a futtatása, ütemezése és karbantartása több időt igényel, mint amennyi az automatizálással megspórolható. Ilyen esetekben segítenek a robotokat menedzselő vezérlő eszközök. Általában ezek eszközfüggőek, azaz a legtöbb RPA eszközt szolgáltató cég csak a saját robotjaival kompatibilis vezérlőt forgalmaz – vagy esetleg semmilyet. Ezért merült fel bennünk az ötlet, hogy egy eszközfüggetlen megoldást hozzunk létre, ami az összes folyamatautomatizációs robotot képes beütemezni, futtatni és monitorozni. Több mint négy éve foglalkozunk RPA-val, ezen belül egy-két éve a vezérlő eszköz fejlesztéssel is. Megvizsgáltuk a piacon elérhető programokat, és a legjobb ötleteket kiemelve, valamint azokat a saját és ügyfeleink ötleteivel kiegészítve megalkottuk a saját RPA motorunkat.
Mekkora energiabefektetéssel jár egy RPA motor alkalmazása az ügyfelek részéről?
Az RPA kialakításához és felügyeletéhez mindenképpen szükséges az IT bevonása. Vannak olyan robotok, melyeket az üzleti munkatársak is be tudnak konfigurálni, de az összetettebb robotok elkészítéséhez komoly IT tudás szükséges. Az automatizálni kívánt folyamat elemzéséhez, megismeréséhez mindenképpen olyan együttműködő kollégák kellenek, akik betéve ismerik a saját rendszerüket, és az automatizáció kialakítása után is képesek karbantartani a kialakított megoldást.
Általánosságban kijelenthetjük, hogy egy folyamat robotizálása 3-4 héten belül lezajlik, ilyenkor már az éles rendszeren bátran használható a megoldás. Persze ez az időintervallum nagyban függ a folyamat komplexitásától. Elsőként meg kell ismernünk a folyamatot, össze kell állítanunk a műveleteket, amiket a robot véghez fog vinni, majd megírjuk a futtatókódot, tesztelünk, és legutolsó lépésként élesítjük a robotokat a rendszeren.
Fontos megemlíteni, hogy az RPA egy “élő” rendszer: a folyamat módosítása, továbbfejlesztése esetén az automatizációt is vele együtt kell fejleszteni, tehát az elkészült robot nem ad örökérvényű megoldást.
Ha minden előfeltétel teljesül, akkor akár a tizedére is csökkenthető az egyes folyamatokba fektetett idő, energia és pénz.
Amennyiben vannak még kérdéseid a szakterülettel kapcsolatban, üzenj nekünk vagy tedd fel őket kommentben, ha pedig tetszett a cikk, oszd meg másokkal is!
Csapai Gábor és Takács István – BCA Hungary Kft.
